INFORMAȚII CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
1. Scopul Politicii de Confidentialitate
Przemysław Treliński LONTREX trateaza cu maximă importanță relația cu clienții,furnizorii angajații,solicitanții de locuri de muncă precum si cu vizitatorii și alte părțiinteresate. Compania își propune să ofere un nivel adecvat de protecție a prelucrarii datelor cu caracter personal pentru a-și mentine si îmbunătățirelațiile de afaceri, încrederea șireputația.Politica de confidentialitate respecta principiile Regulamentului General al Uniunii Europene privind protectia persoanelor vizate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestora 679/2016 (denumit în continuare "RGPD"). Regulamentul își propune să protejeze drepturile si libertatile fundamentale ale persoanelor fizice din UE în contextul globalizarii economiei și digitalizarii comunicatiilor, in special dreptul acestora la protecția datelor cu caracter personal. RGPD pune transparența si legalitatea prelucrarilor ca principii de referinta pentru a oferi indivizilor informaţiileșicontrolul de care au nevoie atunci cand le sunt prelucrate datele cu caracter personal. Politica de confidențialitateurmăreștesă ofere un cadru aplicat la nivel internațional în cadrul companiei noastre pentru a atinge un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal, în beneficiul tuturor părților implicate.
2. Domeniul de aplicare al acestei politici
Această politică se aplică prelucrării datelor cu caracter personal de către compania noastra. Datele personale reprezintă orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă, cum ar fi informații biografice (nume etc.), date privind locul de muncă (adrese, poziție, numere de telefon și adrese de e-mail, etc.) identificator online (adresa IP) sau la unul sau mai multe elemente specifice proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale. Această politică cuprinde principii general acceptate privind protecția datelor, fără a înlocui cadrul legal existent. Politica este in acord cu dreptul Europen și dreptul intern cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și se aplică tuturor prelucrarilor de date personale. Compania se angajează cu această politică să respecte pe deplin legile naționale și Europene aplicabile cu privire la protecția datelor personale și libera circulație a acestora. Această politică nu se aplică datelor de identificare a persoanelor juridice, cum ar fi companiile sau alte organizații cu personalitate juridică. Această politică nu se aplică datelor anonime, cum ar fi datele statistice. Cu toate acestea, simpla absență a unui nume nu implică faptul că datele sunt anonime, ar trebui să fie imposibilă identificarea directă sau indirectă a unei persoane vizate. Această politică poate fi modificată sub coordonarea echipei de protecție a datelor. Pe site-ul nostru veti gasi mereu cea mai recenta versiune a acestei Politici de confidentialitate cu privire la protectia datelor cu caracter personal.
3. Definitii
Operator Persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabileste scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; în cazul în care scopurile și mijloacele unei astfel de prelucrări sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute de legea aplicabilă.
Date privind sanatatea Datele personale referitoare la sănătatea fizică sau psihică a unei persoane fizice, inclusiv la furnizarea serviciilor de sănătate, care dezvăluie informații despre starea sa de sănătate.
Persoana vizată O persoană fizică identificată sau identificabilă al carui/ carei date cu caracter personal sunt procesate. O persoană fizică identificabilă este o persoana care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul sau mai multe elemente specifice proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Date cu caracter personal Orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă ("persoana vizată").
Incalcarea securitatii datelor cu caracter personal O încălcare a securității care duce la distrugerea, pierderea, modificarea, dezvăluirea neautorizată sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate în alt mod.
Prelucrare Orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, recuperarea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea transmiterea, diseminarea sau punerea la dispoziție în alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
Persoana împuternicită de operator Persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului.
Pseudonimizare Prelucrarea datelor cu caracter personal în așa fel încât datele cu caracter personal să nu poată fi atribuite unei anumite persoane vizate fără utilizarea unor informații suplimentare, cu condiția ca aceste informații suplimentare să fie păstrate separat și să facă obiectul unor măsuri tehnice și organizatorice care să asigure neatribuirea respectivelor date unei persoane fizice identificate sau identificabile.
Destinatar O persoană fizică sau juridică, o autoritate publică, o agenție sau un alt organism, căruia i se dezvăluie datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu un terț. Cu toate acestea, autoritățile publice carora li se poate comunica date cu caracter personal în cadrul unei anchete anume, în conformitate cu dreptul Uniunii sau dreptul intern nu vor fi considerate destinatari; prelucrarea acestor date de către autoritățile publice respective va respecta normele aplicabile privind protecția datelor în conformitate cu scopurile prelucrării.
Restricționarea procesării Marcarea datelor cu caracter personal stocate în scopul limitării prelucrării în viitor.
4. Identificarea Operatorului
Przemysław Treliński LONTREX Sediul social: Niepiekło 3, 42-504 Będzin, PL CUI: 6252131928 Tel: 698 771 620 Email: biuro@zapiex.pl
5. Principii referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal
5.1 Legalitate și echitate Datele cu caracter personal trebuie prelucrate în mod legal și echitabil în raport cu persoana vizată. Orice prelucrare a datelor cu caracter personal va fi legală numai în măsura în care prelucrarea se bazează pe un temei de prelucrare prevazut de lege. Atunci când sunt procesate categorii speciale de date cu caracter personal, aceata se va face numai atunci cand se aplica una din conditiile de derogare specificate de lege.
5.2 Transparența Operatorul ia masuri adecvate pentru a furniza persoanei vizate orice informații referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal într-o formă concisă, transparentă, inteligibilă si usor accesibilă, utilizând un limbaj clar si simplu. Informațiile se furnizează în scris sau prin alte mijloace, inclusiv atunci cand este oportun în format electronic.
5.3 Limitarea scopului Scopurile pentru care sunt prelucrate datele cu caracter personal trebuie să fie explicite și legitime și să fie determinate în momentul colectării acestora. Datele cu caracter personal nu pot fi prelucrate într-o manieră incompatibilă cu aceste scopuri.
5.4 Minimizarea datelor Datele personale trebuie să fie adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate.
5.5 Acuratețea datelor Datele cu caracter personal trebuie să fie corecte și, dacă este necesar, să fie actualizate. Trebuie să se ia măsuri rezonabile pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere.
5.6 Limitarea stocarii datelor Datele cu caracter personal nu pot fi prelucrate o perioada mai mare decât este strict necesar pentru prelucrarea respectivă. Din momentul în care datele personale nu mai sunt necesare pentru realizarea scopului prelucrării, acestea trebuie anonimizate sau șterse. Datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi in masura in care acestea vor fi prelucrate exclusiv în scopuri de arhivare in interes public, in scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice.
5.7 Integritatea și confidențialitatea datelor Prelucrarea datele personale trebuie să fie făcută într-un mod care asigură securitatea acestora inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale, împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale. Sunt instituite angajamente de confidențialitate cu angajații, consultanții și alte părți care au acces la datele cu caracter personal. În plus, un sistem de restricționare a accesului bazat pe parolă asigură că persoanele pot accesa numai la acele date cu caracter personal de care au nevoie pentru exercitarea atribuțiilor care le revin.
5.8 Responsabilitatea datelor Compania noastra trebuie să poată demonstra conformitatea cu principiile legalității, echitații, transparenței, minimizării, limitării scopului, limitării stocării, integrității și confidențialității prelucrarii datelor cu caracter personal. Politicile de protecție a datelor, elementele de control, procedurile, listele de verificare și alte măsuri care constituie cadrul de protecție a datelor sunt documentate sistematic.
5.9 Protecția datelor începand cu momentul conceperii și în mod implicit Elementele de control și modul de respectare a principiilor legate de prelucarea datelor cu caracter personal sunt dezvoltate în mod proactiv din faza de proiectare și elaborare a operațiunilor de procesare. Cele mai stricte setări de confidențialitate (în raport cu cantitatea de date colectate, amploarea procesării, perioada de stocare și accesibilitatea acesteia) trebuie aplicate în mod implicit la orice procesare. Respectarea principiului protecției datelor din momentul proiectarii și în mod implicit este o cerință funcțională pe întreaga durată de viață a operațiunilor care implică prelucrarea datelor cu caracter personal.
6. Informarea Persoanelor Vizate cu privire la Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal
Compania noastra procesează date cu caracter personal în următoarele scopuri:
6.1 Managementul derulării contractelor cu clienții Scopul- derularea contractelor cu clienții și pentru a trimite informații unor astfel de clienți despre produse și servicii similare. Legalitatea prelucrării-executarea unui contract la care persoanele vizate sunt parte sau pentru a face demersuri la cererea acestora înainte de încheierea unui contract. Categoriile de date cu caracter personal-nume, prenume, telefon, adresă de mail, adresă locație, date bancare (daca e cazul), date privind alergiile alimentare (daca e cazul). Perioada de stocare- pe perioada relației contractuale și după încheierea relației contractuale pe o perioada de 10 ani conform Anexei nr. 1 articolul (A) punctul 38 din Ordinului 2635/2015 privind documentele financiar contabile.
6.2 Managementul activității de promovare a serviciilor - marketing Scopul- Promovare produse, promovare servicii și comunicare cu clienți. Legalitatea prelucrarii- obtinerea consimtamantului. Categoriile de date cu caracter personal-nume, prenume, telefon, adresă de mail. Perioada de stocare- pana la retragerea consimtamantului.
7. Destinatari
Autoritățile statului (ANAF etc.); Furnizori de servicii bancare (in cazul platilor electronice) Furnizori de servicii IT Furnizorii de servicii juridice (daca e cazul)
8. Drepturile Persoanelor Vizate
Drepturile pe care le aveți în ceea ce privește datele dumneavoastră cu caracter personal:
Conform Regulamentului (UE) 679/2016, vă puteți exercita oricare dintre urmatoarele drepturi: ∙ dreptul de acces la datele cu caracter personal care vă privesc; ∙ dreptul de a solicita rectificarea sau actualizarea datelor cu caracter personal atunci cand acestea sunt inexacte sau incomplete; ∙ dreptul de a solicita stergerea datelor cu caracter personal dacă, de exemplu, datele nu mai sunt necesare pentru procesare, sau persoana vizată obiectează în ceea ce privește prelucrarea datelor sau prelucrarea datelor cu caracter personal a fost facută în mod ilegal ; ∙ dreptul la portabilitatea datelor, în sensul transferului datelor dumneavoastră personale catre un alt operator de date personale într-un format structurat ce poate fi citit automat; ∙ dreptul la restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal în cazurile în care, de exemplu, legalitatea procesării sau exactitatea datelor este contestată. Odată restricționată, operatorul poate doar să stocheze datele personale, nu poate să le folosească mai departe și poate să ridice restricția numai după ce a informată persoana vizată despre această intenție. Fiecarui destinatar căruia i-au fost comunicate datele cu caracter personal trebuie să fie informat cu privire la orice rectificare, ștergere sau restricție care a fost efectuată pentru a se conforma cu acesta solicitare; ∙ dreptul de a va opune prelucrarii în cazul în care aceasta se efectuează în vederea protejării interesului nostru legitim dacă situația dumneavoastră particulară vă oferă motive întemeiate; ∙ dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care vă privesc sau vă afectează într-o masură semnificativă; ∙ dreptul de a depune o plangere la noi și/sau la autoritatea competentă privind protecția datelor; ∙ dreptul de a vă retrage consimțământul, în orice moment, pentru prelucrarea datelor personale, la care ați consimțit anterior;
Pentru exercitarea acestor drepturi, precum și pentru orice întrebari suplimentare cu privire la această notificare sau în legatură cu utilizarea de catre compania noastra a datelor personale, vă rugăm să ne contactați alegând oricare din modalitățile de comunicare descrise mai jos, precizând, totodată, numele dumneavoastră, adresa postala sau de email (în funcție de modalitatea prin care doriți să comunicam), numărul dumneavoastră de telefon precum și scopul cererii dumneavoastră.
9. Securitatea și confidentialitatea
Compania noastra și angajații acesteia au implementat măsurile tehnice și organizatorice pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau neautorizate, a pierderii accidentale, a modificărilor sau accesului neautorizat. Aceste măsuri sunt dezvoltate ținând seama de rezultatele analizei de risc a prelucrarilor efectuate și sunt evaluate și testate la intervale regulate. Securitatea și confidențialitatea necesită măsuri de sporire a gradului de conștientizare, instruire si comunicarea a problemelor legate de protecția datelor cu caracter personal în cadrul organizației (training pentru toti angajatii care au acces la date cu caracter personal, alocarea responsabilităților, etc.). Trebuie luate în considerare tehnici cum ar fi minimizarea datelor, limitarea perioadei de stocăre a informației, pseudonimizarea, criptarea, contracte de confidențialitate, integritate fizică a suporturilor de date și logarea conform drepturilor de acces în funcție de rolul avut în prelucrarea datelor cu caracter personal.
10. Persoana împuternicită de operatori
Compania noastra a impus persoanelor împuternicite de operator, adică orice subcontractant care prelucrează date cu caracter personal în numele nostru, să implementeze măsuri de securitate tehnice și organizaționale adecvate. Atunci când se iau în considerare aceste măsuri, trebuie avute în vedere în mod corespunzător stadiul actual al sistemelor informatice, natura, obiectul, contextul și scopurile prelucrării precum și riscurile privind incalcarea drepturilor și libertăților persoanelor fizice. Compania noastra a încheiat un acord de procesare cu fiecare dintre persoanele împuternicite în conformitate cu cerintele RGPD. Cea mai importanta persoana juridica careia i-am increditat date cu caracter personal ale clientilor, dar cu care am incheiat un acord de prelucrare a datelor cu caracter personal in care am instituit toate masurile impuse de lege, este societatea Restaumatic SRL.
11. Transferul datelor
Transferul datelor cu caracter personal este garantat din punct de vedere al securitatii în țările din Uniunea Europeană / Spațiul Economic European și din alte țări considerate de Comisia Europeană ca asigurând un nivel adecvat de protecție a acestora. Atunci când datele cu caracter personal sunt exportate de compania noastra, care acționează ca operator în Uniunea Europeană catre destinatari din țările care nu oferă un nivel adecvat de protecție, noi ne-am asigurat că sunt puse în aplicare măsuri de protecție adecvate, clauze contractuale standard privind protecția datelor cu caracter personal sau mecanisme de certificare aprobate. În cazul în care au fost încalcate drepturile și libertatile persoanelor vizate de o companie care a importat datele, aflată într-o țară terță fără un nivel adecvat de protecție, compania noastra, care a exportat datele, se angajează să sprijine drepturile persoanei vizate, în conformitate cu această politică împotriva entității importatoare.
12. Persoana responsabilă de protecția datelor cu caracter personale
Compania noastra se asigură că persoana responsabilă de protecția datelor primește resursele adecvate, instruirea și garanțiile de independență necesare pentru a-și gestiona eficient sarcinile. Persoana responsabilă cu protecția datelor are urmatoarele sarcini: -Informarea și consilierea angajaților și persoanelor împuternicite de compania noastra care se ocupă de prelucrarea datelor cu caracter personal cu privire la obligațiile care le revin în temeiul regulamentului 679/2016 și altor dispoziții de drept al Uniunii Europene și al dreptului intern referitoare la protecția datelor. -Monitorizarea respectării Regulamentului 679/2016, a altor dispozitii de drept al Uniunii Europene sau de drept intern referitoare la protecția datelor cu caracter personal și a politicii companiei noastra sau a persoanei împuternicite de compania noastra în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal inclusiv alocarea responsabilităților și acțiunile de sensibilizare și de instruire a personalului implicat în operațiunile de prelucrare și poate efectua verificări periodice, revizuiri și audituri ale documentelor, procedurilor și operațiunilor. -Furnizarea de consiliere la cerere în ceea ce privește evaluarea impactului asupra protecției datelor și monitorizarea funcționarii acesteia în conformitate cu prevederile articolului 35 din regulamentul 679/2016. -Cooperarea cu autoritatea de supraveghere (ANSPDCP). -Asumarea rolului de punct de contact pentru ANSPDCP privind aspectele legate de prelucrare inclusiv consultarea prealabilă menționată la articolul 36 din RGPD precum și dacă este cazul consultarea cu privire la orice altă chestiune. -Coordonează tratarea cererilor persoanelor vizate. Date de contact
Persoana responsabilă de protecția a datelor cu caracter personal : biuro@zapiex.pl
Niepiekło 3, 42-504 Będzin, PL6252131928, BDO: 000102357Kościuszki 9, 41-300, Dąbrowa Górnicza